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Chamicast #3: Cómo inscribir masivamente alumnos en Chamilo

Matriculaciones masivas

Una de las preguntas más frecuentes que recibo cuando un cliente me llama por teléfono tras empezar a usar Chamilo es: ¿Cómo puedo matricular a todos mis alumnos a la vez?

En esta tercera entrega de chamicast, te voy a contar precisamente lo sencillo que es inscribir masivamente alumnos en Chamilo.


Hoy me he estendido un poco más en el podcast, así que la versión en texto será una versión resumida de lo que he comentado en el audio.

En el podcast de hoy te cuento cómo inscribir masivamente alumnos en Chamilo.

Cuando quieras realizar una matrícula de muchos usuarios a la vez, lo único que tienes que hacer es iniciar sesión en tu campus, acceder a la pestaña de administración y, en el bloque de la izquierda, seleccionar la opción «Importar usuarios de un archivo xml/csv».

Una vez pulsado ese enlace, verás que aparece la interfaz que te muestro a continuación.

Interfaz de importación de Chamilo

  1. Desde este botón buscas el archivo csv con los datos que tendrás en tu ordenador para cargarlo en el sistema.

  2. Esta es la opción que debes seleccionar para cargar el archivo csv. Si te olvidas de cómo era el archivo que tenías que usar, lo puedes descargar desde el enlace que pone «Ejemplo de archivo csv» o desde aquí.

  3. Con esta opción decides si, al tiempo que matriculas a los alumnos, les envías o no un correo con sus datos. Yo lo marco siempre como si.

  4. Con esta opción, si ya existe un usuario registrado en el sistema con el mismo correo, no lo duplicará y te avisará de que hay un error, indicándote el nombre exacto de la persona que no ha podido ser inscrita.

Si en tu Chamilo LMS no aparece todavía la opción 4, no te preocupes. Esta opción ha sido agregada sólo en las versiones más recientes de Chamilo. Así que, si no la tienes aún, pronto podrás disfrutar de ella.

Recuerda que si usas el csv de ejemplo para meter los datos de tus alumnos, no puede variar el nombre de los campos de la fila 1 que vienen por defecto. Tienes que usarlos así, tal cuál los ves en el csv. Lo que si puedes hacer es borrar aquellos que no necesites, como por ejemplo el campo «Telephone» o «OfficialCode».

Cuando uses este csv que has descargado… acuérdate también de eliminar a los usuarios que trae de ejemplo… no vayas a matricular a un John Doe en tu curso ;).

Si te ha sido de ayuda este podcast, ayúdame a que llegue a más gente compartiéndolo en tus redes sociales. ¡¡¡Muchas gracias!!!

Noa Orizales Iglesias
Desde Contidos Dixitais ayudo a otras empresas a implantar en su organización la plataforma de software libre y e-learning Chamilo. Creo en compartir más que en competir y por eso me encontrarás ayudando en lo que pueda en diferentes redes sociales.

Comentarios

46 Comentarios

  1. Randall

    Buenos día Noa,

    Primero que todo quiero felicitarla por este artículo. Me parece muy completo por la inclusión del ejemplo y el podcast explicativo.
    Quisiera saber si me puede ayudar. Yo he tratado de subir el archivo csv a Chamilo pero, no he podido. Incluso usé su mismo ejemplo pero, me da el siguiente mensaje una vez que lo hago:
    «Use user’s IDs from the file to subscribe them:»
    ¿Que debo hacer después de esto? O hay algo que debo hacer diferente? Muchas gracias.

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Gracias Randall! Me alegro de que te haya sido útil.

      Ese error que te da es porque algo no está bien en el csv. Si usas el que yo he puesto de ejemplo, recuerda que debes eliminar aquellas columnas que no vayas a usar yq eu los códigos de los cursos tienen que ser los tuyos propios, no los que vienen en el ejemplo.

      Asegúrate también de estar seleccionando «Importar como csv» y no como XML.

      Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Creo que ya se cuál puede ser tu probelma. Lo que yo comentaba en mi post es un método para inscribir alumnos de manera masiva como administrador.

      Posiblemente estás usando el campus libre de Chamilo (campus.chamilo.org) y a ese portal no tienes acceso como administrados, sólo como profesor.

      Para poder tener acceso como administrador a tu campus, debes tener tu propio campus.

      No obstante, desde la sección en la que estás (la sección de usuarios de tu propio curso) puedes también matricular a tus alumnos de una sóla vez, lo que sucede es que tendrías que saber cuál es el nombre de usuario que están usando en Chamilo; el que pusieron cuando se registraron. En ese caso el csv sólo tendría que tener una columna con el título «username».

      Espero que esto solucione tu duda.

      Responder
      • Randall

        Hola Noa. Ya entendí cual era el problema. Me parece que lo tengo bien claro ahora. Muchas gracias por su ayuda. Y la felicito por su soporte al usuario.
        Saludos.

        Responder
  2. Ricardo

    Hola Noa
    Excelente innovación el podcast!
    Tengo una duda, yo soy el administrador de mi campus, y estoy intentando subir el CSV … que finalmente es bien sencillo, pero, al momento de subir el CSV se queda congelada… y finalmente, no pasa nada… llevo esperando varios minutos… y … nada…
    Sabes qué puede andar mal?

    Saludos desde Costa Rica

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Hola Ricardo, así en abstracto es un poco complicado saber de que se puede tratar. Puede ser un tema de permisos o de habilitación de cierto tipo de archivos. Veo en tu campus que no has actualizado a la versión 1.9.10. Te recomiendo que lo hagas lo antes posible y pruebes de nuevo a cargar el archivo csv. Si te sigue sin funcionar mándame el csv a noa @ contidosdixitais.com y lo pruebo yo aquí para ver si tiene algún dato mal que esté impidiendo la carga.

      Responder
      • Ricardo

        Hola!
        Había olvidado este post! Gracias Noa!.
        Resulta que el error era porque tenía el CSV en una capeta de CreativeCloud y por alguna razón informática no se podía importar.
        Finalmente pasé el CSV al escritorio, y de ahí todo fluyó maravillosamente.

        Saludos, pura vida!

        Responder
  3. Omar

    Un favor alguien sabe el nombre de campo de lenguaje, es decir quiero importar una base de alumnos y que de manera automática me dé el lenguaje en español para cada usuario.

    Saludos.

    Responder
    • Ricardo

      Hola Omar
      Y tu plataforma está configurada en un idioma diferente al español?

      Responder
  4. Francisco

    Estimada Noa, muchas gracias por tu valioso blog con tutoriales y consejos. Soy usuario de Moodle, y la verdad es que ese es un sistema que puede tener muchas utilidades pero es muy poco amistoso, sobre todo a la hora de obtener informes, por lo que estoy explorando la opción de Chamilo para mejorar mi propia experiencia y la de mis usuarios. He estado buscando en internet templates para Chamilo, pero no encuentro. Quisiera me indicaras si existen templates gratuitos que cuenten con un layout y posibilidades para desplegar fotografías y linkear a contenido como este ejemplo (en moodle) http://www.aprendermas.cl/demo/

    De antemano agradezco tu respuesta.

    Responder
  5. John Español

    Excelente explicación. Todo muy claro. Felicitaciones Noa!

    Tengo una pregunta, soy administrador de una plataforma y he importado el archivo con éxito, efectivamente los usuarios quedan registrados en la plataforma, sin embargo, ninguno ha recibido el correo electrónico con los parámetros de usuario y contraseña, no se cuál podrá ser el problema, porque he dejado marcada la opción SI enviar correo a usuarios. Agradecería tu ayuda. Gracias.

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Hola John, Si teniendo marcada la opción de enviar correo no se han enviado el probelma está en el servidor de correo que estás usando y su configuración, pero no sabría decirte exactamente qué es lo que puede estar fallando sin verlo.

      Responder
  6. Álvaro Gil

    Hola Noa, estoy intentando migrar mi plataforma, que la he creado en Chamilo 1.9.10.2 a 1.11.2 y la verdad, visto lo visto, estoy planteándome directamente abandonar esta plataforma por lo engorroso del proceso.

    Tengo una web en Joomla bastante compleja, que actualizo dándole a un botón.
    En el caso de Chamilo, lo he intentado como dicen desde Chamilo, sobreescribiendo el 1.9.10.2 por Filezilla, dando los permisos adecuados y finalmente actualizando via web. Imposible, da error 500.
    También lo intenté vía migración previa a 1.10. Tampoco pude. Errores varios. La verdad es que he creado varios cursos y tener que volver a crearlos en la nueva versión, no creo que sea operativo. El tema que me da más miedo es cuando esté en funcionamiento, con alumnos, profesores, sesiones. ¿No podré actualizar para aplicar parches de seguridad y mejoras?.
    Si puedes aconsejarme algún tutorial que explique, paso a paso las diferencias de versiones y cómo actualizar correctamente sin perder la base de datos y que siga todo operativo, sería fantástico. Muchas gracias.

    Responder
  7. Javier

    Hola Noa, antes que nada muchas gracias, muy clara tu explicación me salio de maravilla, ahora quisiera hacerte una consulta, al inscribir masiva mente 100 alumnos, en la columna de correo electrónico les puse uno igual para todos, pensando que cuando ingresen cada uno a su perfil podrían editar este campo e ingresar el que realmente corresponda, pero aquí la cuestión que al ingresar cada alumno ese campo esta desabilitado para modificar la dirección de correo, por favor si me podrías ayudar, saludos!!

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Hola Javier, en la sección de administración de la plataforma tienes un apartado que permite configurar qué campos son personalizables por el alumno. Se encuentra en el apartado de usuarios (el quinto icono empezando por la izquierda).

      Responder
  8. Luz Ciro

    Hola Noa:

    Soy nueva en el uso de Chamilo. Debo diseñar un curso en una herramienta web como trabajo final para mi maestría, pero ese curso debe ser probado en una institución educativa real matriculando estudiantes y demás, para probar su funcionalidad y revisar cómo las herramientas TIC pueden favorecer el mejoramiento del rendimiento académico en áreas como las matemáticas.

    Ya sé por tu post que en el campo demo no puedo matricular estudiantes. Qué me aconsejas?

    Muchas gracias,

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Hola Luz, en http://campus.chamilo.org si que puedes matricular alumnos. Tienes que darlos de alta uno por uno desde la página principal del curso (como alumnos) y cuando estés en tu curso, podrás insrcibirlos en tu propio curso. Para un fin como el que comentas (pruebas y demo), te peude servir perfectamente ese escenario.

      Si necesitas algo más práctico y trastear un poco más con la herramienta, entonces es posible que necesites realizar una instalación local de Chamilo en tu ordenador. Hay varios tutoriales en youtube sobre cómo hacer esto en Xampp con Chamilo.

      Responder
  9. Alan

    Hola Noa tu web me ha ayudado mucho con Chamilo, Felicitaciones!

    Ahora mi pregunta se pueden actualizar los alumnos ya matriculados sin sobre escribir los datos de estos ejemplo: quiero agregarles el «código oficial» que antes no se lo había agregado a los alumnos ya que este campo me ayudaría a identificar a los alumnos de manera mas rápida.

    saludos a gracias.

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Gracias Alan.

      Si, efectivamente se pueden actualizar los datos de manera masiva. En la pestaña admnistración, bloque usuarios, hay una opción que se llama «editar usuarios por csv». Desde ahí puedes realizar la edición de datos de alumnos que ya estén dados de alta sin duplicarlos.

      Responder
  10. NORMA ROSENI BARILLAS QUIÑÓNEZ

    Muy Buenas tardes, saber si puedo importar un archivo csv con mas de 300 usuarios, ya que lo he hecho y me da error de servidor, por lo cual quería saber si es mi servidor o hay alguna configuración en chamilo que extienda el peso el archivo.

    «Espero su respuesta» «Gracias»

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Si, puedes usar un archivo csv con más de 300 entradas. No hay problema. Revisa la configuración de tu servidor.

      Responder
  11. Federico

    hola Noa, quisiera saber como inscribir un mismo grupo de alumnos en distintos cursos?

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Hola Federico, si uno o varios alumnos se van a inscribir en varios cursos, lo único que debes hacer es agregar el código del curso correspondiente en la columna del csv que corresponde. Es decir, si tienes ttres cursos para un alumno, le pones COURSE1|COURSE2|COURSE3 en la columna «Courses». Y listo. Eso hará que el sistema matricule automáticamente a ese alumno en esos tres cursos cuando hagas la importación masiva.

      Responder
      • Ricardo Enrique

        Hola Noa! Y esto aplicaría para las sediones de formación?

        Responder
        • Noa Orizales Iglesias

          Hola Ricardo. No, para las sesiones de formación no funcionaría de este modo. Actualmente no existe en el csv de matriculación una columna para incorporar el dato de a qué sesión se matricula ese alumno.

          Responder
          • Ricardo Enrique

            Sería una funcionalidad muy buena! Muchas gracias, un abrazo

          • Noa Orizales Iglesias

            En ese desarollo estamos para las próximas versiones a ver si lo hacemos posible.

  12. Emilio

    Hola Noa!
    En mi plataforma tengo un problema. Tenemaos Chamilo 1.11
    Cuando inscribo manualmente a un alumno, se auto registra en un curso. Desconozco donde hay que eliminar o modificar esa característica para evitar que todo alumno que matricule, se autoregistre en ese curso. Además, no encuentro la forma de darles de baja de ese curso.
    A ver si me puedes guiar que me trae loco.

    Un saludo

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Hola Emilio. Lo primero que se me ocurre es que el origen del problema esté en que tienes marcado ese curso como curso especial. Cuando marcas esta opción en la configuración del curso, lo que sucede es que todos los alumnos que se matriculan en tu campus, son automáticamente dados de alta en ese curso. Esto resulta útil por ejemplo en una gran corporación cuando quieres que todos los alumnos pasen por el curso de acogida/bienvenida de la compañía.

      Para comprobar si ese es el problema estos son los pasos que debes seguir:

      1- Ve a la pestaña administración >> listado de cursos
      2- Localiza el curso en el que todos tus alumnos se matriculan por defecto.
      3- Edita el curso pulsando en el icono de lápiz que aparece a la derecha.
      4- Busca entre las opciones que te saldrán la que pone «Curso especial» y asegúrate que no está marcada la casilla.
      5- Guarda los cambios.

      Esto debería solucionar el problema que comentas.

      Responder
      • Emilio

        Muchísimas gracias Noa!
        Me has hecho tan feliz después de estar varios días investigando…esa ha sido la solución!!! Mi compañero es el que se dedica a subir cursos y de esa manera no tenía manera de conocer cuál era el motivo del por qué ocurría.

        ¡Muchas gracias de nuevo!

        Emilio

        Responder
  13. Omar Rios

    hola buenas tardes, me gustaría saber si mediante la matriculación por csv se pude asignar competencias a los usuarios. y dónde puedo encontrar más información respecto a los campos que se pueden agregar en el archivo delimitado por comas.

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Hola Omar, desde el csv de alta de alumnos no se pueden agregar a día de hoy competencias.

      Para saber qué campos puedes acceder sólo tienes que ir a la pestaña administración, sección importar usuarios desde un fichero XML/CV ahí, que es desde donde importar el csv, verás que hay una sección más abajo que enumera todos los campus que se pueden usar. En mi campus por ejemplo: LastName;FirstName;Email;UserName;Password;AuthSource;OfficialCode;PhoneNumber;Status;ExpiryDate;captcha_blocked_until_date;legal_accept;already_logged_in;update_type;tags;dashboard;timezone;mail_notify_invitation;mail_notify_message;mail_notify_group_message;user_chat_status;google_calendar_url;skype;rssfeeds;linkedin_url;id;dni;direccion;nombrepila;Courses;Sessions;ClassId;

      Todos los campos que añadas en la sección de campos personalizados también se podrán añadir en el csv de alta.

      Responder
  14. Ruben Dario

    Hola Noa
    Soy docente en Colombia y por esto del coronavirus estamos implantando clases virtuales.
    No se si aun trabajas con chamilo, pero tengo una inquietud:
    Subo usuarios masivos con un csv y me muestra en verde archivo importado pero luego voy a lista de usuarios y no me aparece ninguno. LO he intentado de muchas formas y no me da.
    Que puede ser?
    De antemano muchas gracias por si me puedes contestar.

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Hola Rubén, buff pueden ser tantas cosas, es muy complicado establecer un diagnóstico sin conocer toda la instalación. Quizás pueda ser un tema de formato del csv o que los campos no son idénticos en texto (por ejemplo Usename y username). Me inclino por pensar que se trata de algo relativo al formato de las columnas y su nomenclatura.

      Responder
  15. Jaime S

    Hola Noa,

    He visto muchos videos suyos y web, a primera instancia estoy implementando en servidor local para replicarlo a producción. He podido subir de forma masiva, pero no se envían correos ¿Cómo o donde puedo configurar esta funcionalidad? No he encontrado como resolver este punto.

    Un abrazo desde Chile.

    Responder
  16. Karol Aguilar

    Muy buena explicación, mientras escuchaba el podcast, hacia todo en la plataforma. Felicitaciones y muchas gracias por compartir tus conocimientos especialmente de esta forma tan didáctica 🙂
    Saludos desde Arequipa, Perú.

    Responder
  17. Jose del Aguila

    Hola he subido todos mis cursos a chavilo con un archivo CSV sin ningun problema. Pero me he dado cuenta que cuando deseo configurar la calificacion a un Foro con el hilo de calificacion en PARAMETROS AVANZADOS NO MUESTRA ESTA CALIFICACION. Y SI LO HACE CUANDO CREO UN CURSO independientemente sin subirlo desde un archivo CSV.
    Saludos desde Chiclayo PERÚ

    Responder
    • Noa Orizales Iglesias

      Hola José, el módulo de configurar la calificación en un foro no guarda ninguna relación con el apartado de inscribir usuarios por csv. Revisa las opciones del foro o de los parámetros configurables porque no tiene que ver con el modo con el que hayas subido a los usuarios. De todos modos, recuerda que desde la comunidad estamos tratando de canalizar toda la ayuda gratuíta en el foro de https://chamilo.org/es/foro/ De este modo mantenemos toda la ayuda a problemas con Chamilo lo más accesible posible desde un punto único. Gracias!

      Responder
  18. Florencia Ballesteros

    ¡Hola! Muy bueno el post.

    Mi duda es… ¿como se puede desuscribir a un alumno masivamente? es decir, suponiendo que tengo un alumno en 12 cursos y lo quiero eliminar de todos sin tener que ir uno por uno… ¿se puede? (sin tener que eliminarlo)

    Gracias!

    Responder

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