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4 consejos sobre cómo guiar a tus empleados en su primer día online

Seguro que antes de emprender tu camino en la formación e-learning has organizado algún curso presencial, ¿verdad? En ese caso el inicio del curso es algo que seguramente preparaste con antelación teniendo en cuentas aspectos como por dónde iban a entrar los alumnos, si estarías tú en la entrada o ya dentro de clase, como estaría colocada la clase, cuáles serían tus primeras palabras, etc.

Vamos, que por lo menos habrás dedicado un tiempecillo a planificar el primer día de formación presencial con tus empleados o clientes.

Pues lo que hoy te quiero contar te va a sorprender porque la mayoría de clientes con los que trabajamos en Contidos, al igual que tú, han realizado algún tipo de acción formativa presencial antes de dar el paso a la modalidad e-learning y su primer gran error es pasar olímpicamente de preparar el «primer día de clase».

¿Sabes por qué sucede esto?

Normalmente pasa porque los encargados de gestionar el curso se ocupan de los contenidos, de los tutores, de las matriculaciones y de que todo el espacio técnico funcione como la seda. Y está genial, pero se olvidan de que sus alumnos virtuales tendrán también un primer día que es el equivalente de ese primer día presencial. Simplemente prestan más atención a otros aspectos.

Para que en tu próximo curso online no te pase esto que te acabo de contar, te voy a dar una mini guía con 4 consejos para que no se te quede nada en el tintero.

Consejos para guiar a tus empleados en su primer día de formación online

Una vez hayas tramitado el alta en el campus, estas son las tareas que deberías tener en mente realizar:

Enviar un correo de comprobación
Es muy frecuente que los alumnos no reciban el primer correo con sus claves por diferentes motivos. A veces es porque se les ha colado en la bandeja de spam y no lo han visto; otras porque no estaban pendientes del comienzo del curso y el correo se les ha colado entre los cientos de mensajes de su bandeja de entrada o porque su correo estaba lleno en el momento del envío y no les ha llegado el correo con sus claves.

Sea por el motivo que sea es una muy buan práctica enviar un correo a todos los alumnos (si es posible desde un correo alternativo) para confirmar si han recibido sus claves. Algo sencillito como lo que te propongo a continuación serviría:

Hola Ana,

Ayer empezó el curso online «Gestión del estrés» en el que estás matriculada y te hemos enviado tus claves de acceso por correo electrónico.

Si no las has recibido todavía, responde a este correo y te las facilitaremos de nuevo.

Esperamos que te guste el curso que hemos preparado para ti.

Un saludo cordial,
Noa Orizales
Coordinadora del curso

Mandar una presentación del curso
Una vez que has enviado las claves de acceso y sabes que todos tus alumnos tienen acceso al campus, no debes olvidar redactar un anuncio o correo de bienvenida con la información básica del curso.

En este correo estaría bien que incluyeses lo imprescindible para que tu alumno se ubique:

  • Indicación de los primeros pasos que debe dar el alumno.
  • Explicación de cómo debe proceder si tiene dudas de uso del campus y/o dudas sobre el contenido.
  • Fechas de inicio y finalización del curso.
  • Dónde encontrar la guía de navegación del campus y la guía del curso.

Estando en la era que estamos, yo siempre recomiendo añadir en esta presentación un vídeo motivador y práctico con la información que te acabo de mencionar hace unos instantes. Eso si, cuida mucho que el vídeo tenga las siguientes características:

  • Que sea breve y conciso.
  • Que replique el escenario que se encontrará el alumno.
  • Con buena calidad de sonido e imagen.
  • Grabado en horizontal y sin contrastes de luz.

Para que veas la importancia de cuidar estos detalles que te comento, te propongo que visualices los vídeos que he incluído bajo estas líneas.

¿A cuál de estos dos vídeos prestarías más atención si fueses alumno de un curso virtual?

(Ironía on: Me han entrado unas ganas locas de hacer el curso de alemán 🙂 ).

Elaborar una guía del curso
Redactar este documento es imprescindible para que los alumnos tengan una buena experiencia online. Habrá muchos que jamás la consulten, lo sé; pero los que tengan más dificultades o se sientan más inseguros (sobre todo si es su primera formación online), tendrán algo a lo que agarrarse y reducirá el número de incidencias que tendrás que atender en los primeros días de funcionamiento del curso.

La receta para elaborar este documento está en hacer un ejercicio de empatía: pon todo aquello que te gustaría tener a mano si tú fueses el alumno.

Lo más habitual es agregar unas cuantas páginas con capturas detalladas del campus en las que expliques cómo encontrar cada cosa. Puedes hacerlo también en vídeo. Recuerda los consejos que te acabo de dar y no los hagas «sufrir» como a los pobres que se apuntaron al curso de alemán :). También es buena idea incorporar un calendario de cómo va a transcurrir el curso, fechas de publicación de los módulos, días límite para la entrega de tareas, días y horas de los chats o sesiones grupales, tiempos de respuesta en los foros, etc. Hazlo lo más visual que puedas.

Pídeles que completen sus perfiles y realicen su primera intervención
Muchas veces, al comenzar un curso online los alumnos se quedan un poco bloqueados. En una case presencial es más fácil romper el hielo y comenzar a relacionarte con tus compañeros o con el profesor, pero en el mundo virtual la falta de contacto visual y físico dificulta un poquito más este primer arranque. Mi consejo es, por tanto, que tras realizar todos los pasos anteriores les pidas a tus alumnos que realicen una breve presentación de si mismos en un foro habilitado a tal efecto y que completen su perfil con su foto y demás datos relevantes.

Te parecerá una tontería pero esta demostrado que esta simple acción duplica el índice de seguimiento y de adhesión al programa de tu curso online. Así que, haz que tus alumnos salgan de su cascarón virtual desde el primer día.

Por último, recuerda que las dos primeras semanas de inicio de un curso online son las que consumen el 60% de recursos de soporte que usarás para todo tu curso. Tenlo en mente a la hora de planificar el lanzamiento de tu curo.

No olvides que las cosas en el mundo online van un pelín más pausadas que en la formación presencial por lo que es muy normal y habitual que tus alumnos online tarden al menos una semana en hacer su primera conexión.

Espero que te resulten prácticos estos consejos y consigas darle un plus de calidad a tu próximo curso virtual que organices en tu empresa.

P.D. Ainsss, no me he podido resistir y te tengo que dejar otra perla de los anti-videos de presentación en e-learning. Si eres capaz de llegar al minuto cuatro, me lo cuentas en los comentarios ;).

Noa Orizales Iglesias
Desde Contidos Dixitais ayudo a otras empresas a implantar en su organización la plataforma de software libre y e-learning Chamilo. Creo en compartir más que en competir y por eso me encontrarás ayudando en lo que pueda en diferentes redes sociales.

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